A administração pública estadual do Paraná deve aprimorar o controle da folha de pagamento dos seus servidores. Essa é a conclusão do Relatório de Auditoria nº 7/2020, emitido pela Quinta Inspetoria de Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado do Paraná (TCE-PR) e homologado pelo Pleno da corte em 18 de fevereiro. O documento relaciona 21 recomendações de melhoria, a serem adotadas por dez entidades e órgãos públicos - cinco secretarias e três autarquias, além das Casas Civil e Militar.
A auditoria realizada pela 5ª ICE avaliou os processos relacionados à folha de pagamento do Poder Executivo do estado. O procedimento, contemplado no Plano Anual de Fiscalização de 2020 (PAF) do TCE-PR, focou nos procedimentos de gestão e operacionalização da folha. Foi avaliada a existência de controles relacionados ao pagamento correto dos servidores, à segurança das informações operacionalizadas e à consistência das informações divulgadas.
Acúmulo de cargos
Além das Casas Civil e Militar, os órgãos e entidades fiscalizados foram a Junta Comercial do Estado do Paraná (Jucepar), o Departamento de Trânsito do Estado (Detran), a Coordenação da Região Metropolitana de Curitiba (Comec) e as Secretarias de Estado da Administração e Previdência (Seap), do Desenvolvimento Urbano e de Obras Públicas (Sedu), da Segurança Pública (Sesp), da Educação e do Esporte (Seed) e da Saúde (Sesa).
A matriz de achados tem 139 páginas. Entre as falhas identificadas estão a ausência de normas sobre acúmulo de cargos e salários, a falta de controle dos acessos aos sistemas de recursos humanos e a inexistência de integração entre o sistema de atos de pessoal e a folha de pagamento. Também foram detectados a ausência de conferência do registro de dados, a falta de treinamento de pessoal, de segregação de funções e o compartilhamento indevido de chaves de acesso individuais.
Análise documental
Em virtude da emergência sanitária causada pela pandemia da Covid-19, não foi possível fazer verificações in loco nas entidades auditadas. A alternativa viável foi a análise documental e o exame das respostas às questões de auditoria, contidas em questionários. Os formulários foram enviados às chefias de unidade de recursos humanos e à coordenação das unidades que atuam nessa área dentro da Seap. O período abrangido pela auditoria foi de 1º de fevereiro a 18 de dezembro de 2020.
Ao aprovar o voto pela homologação das recomendações, proposto pelo relator do processo, o conselheiro Durval Amaral, superintendente da 5ª ICE, os demais conselheiros do Tribunal Pleno recomendaram o encaminhamento do Relatório de Auditoria ao governador, Carlos Massa Ratinho Júnior, à Controladoria-Geral do Estado e à Procuradoria-Geral do Estado, para ciência e adoção das providências cabíveis. O acórdão nº 320/21-TP está disponível no Diário Eletrônico do Tribunal de Contas nº 2491, publicado no último dia 4. Cabe recurso da decisão.
Resolução
A partir da vigência da Resolução nº 73/2019 do TCE-PR, todos os procedimentos resultantes de trabalhos fiscalizatórios realizados pelo Tribunal têm como ponto de partida a elaboração, pela unidade técnica responsável, de um Relatório de Fiscalização. Caso este apresente apenas sugestões de medidas para sanar impropriedades encontradas na gestão da entidade pública em questão, é instaurado processo de Homologação de Recomendações.
A medida tem como objetivo dar maior rapidez à implementação dessas iniciativas, indicadas apenas nos casos em que não são encontradas irregularidades de maior gravidade, que demandem a emissão de determinações ou a aplicação de sanções - situações ainda contempladas pelos processos de Tomada de Contas Extraordinária.
RECOMENDAÇÕES
ACHADO | ORGÃO RESPONSÁVEL | RECOMENDAÇÃO |
1 - Ausência de normas definindo as competências dos órgãos/entidades na gestão e processamento da folha de pagamento. | Seap/DRH | Recomendar a atualização das normas que tratam das competências das entidades na gestão e no processamento da folha de pagamento, estabelecendo os critérios e os procedimentos a serem adotados pelos órgãos da administração pública direta, órgãos de regime especial, empresas dependentes, autarquias e fundos do Poder Executivo do Estado do Paraná. |
2 - Ausência de normatização de procedimentos para admissão de pessoal, especificamente sobre acúmulo de cargos e salários. | Seap/DRH | Recomendar que viabilize normativa voltada à prevenção da acumulação ilegal de cargos e salários, contendo ao menos o seguinte: definição de procedimentos para a verificação no momento da posse, especificando quais bases de dados/portais de transparência devem ser pesquisados para a constatação do não acúmulo, bem como orientando anexar os comprovantes das pesquisas aos processos de admissão, quando da prestação da declaração por parte do RH; e definição da atuação da Comissão Especial de Acúmulo de Cargos, em atendimento ao art. 274 da Lei Estadual nº 6174/1970, para que atue preventivamente realizando trabalhos de verificações, pesquisas e levantamentos de possíveis acúmulos ilegais. |
3 - Ausência de normas definindo os procedimentos para inclusão e exclusão, no sistema de folha de pagamento, de parcelas que compõem a remuneração. | Seap/DRH | - Recomendar que providencie a efetiva manualização do processo PRconsig, descrevendo todos os procedimentos que devem ser efetuados pelas unidades de RH, tais como conferências e validações, dentre outros. - Recomendar que atualize com urgência o "Manual do Sistema Meta4" e que o disponibilize a todos os servidores de RH, juntamente com um trabalho de conscientização de que essa ferramenta deve ser utilizada constantemente. - Recomendar que o "Manual do Sistema Meta4" não seja somente de operação do sistema, mas que também defina os procedimentos a serem adotados na operacionalização da folha, principalmente os relacionados às conferências. Assim, para cada rotina demonstrada no manual deve haver a orientação para a realização da conferência, informando qual é o relatório do sistema adequado para a realização dessa atividade. |
4 - Ausência de manuais atualizados de parametrizações do sistema de folha de pagamento. | Seap/DRH | Recomendar que viabilize a edição de um manual onde sejam definidos os procedimentos e os atores envolvidos no processo de parametrização do Meta4, quando da inclusão ou alteração de uma vantagem ou desconto. |
5 - Ausência de normativas definindo a política de controle de acesso, no que diz respeito à prevenção de acessos não autorizados aos sistemas de RH. | Seap/DRH | Recomendar que viabilize a edição de normativa estabelecendo a política de controle de acesso com o objetivo de proteger dados, programas e sistemas de RH. |
6 - Ausência de manuais que padronizem a obtenção e os cálculos de dados, oriundos da folha de pagamento, para disponibilização externa. | Seap/DRH | Recomendar que viabilize a manualização dos procedimentos de exportação de informações de RH para as diferentes disponibilizações a usuários/sistemas externos, tais como: Portal de Transparência do Estado, relatórios legais e envio ao Tribunal de Contas por meio do Sistema Integrado de Atos de Pessoal (SIAP). É importante que os procedimentos sejam descritos em manuais ou documentos técnicos, onde estejam explícitas as regras de transformação/agregação dos valores a serem disponibilizados. |
7 - Não integração ou falha na integração entre o sistema de atos de pessoal com de folha de pagamento. | Detran, Sesp/Depen, Sesp/Polícia Científica, Sesp/Polícia Civil e Sesp/Polícia Militar | - Recomendar às entidades que as Unidades de RH façam uma comunicação formal à Seap justificando a necessidade de se utilizar sistemas complementares ao Meta4, assim como solicitando a integração, no tocante às informações compartilhadas, entre cada um deles e o Meta4. - Recomendar à Seap que, no prazo de 6 meses, apresente um estudo contendo o levantamento de todos os sistemas complementares utilizados pelas unidades de RH e a viabilidade de se integrar as informações registradas nestes diferentes sistemas ao Meta4. De forma que, as informações geradas por esses sistemas migrem automaticamente para o Meta4, reduzindo o retrabalho e suas consequências. |
8 - Não integração ou falha de integração entre os sistemas geradores de informações que afetem a remuneração com o sistema de folha de pagamento. | Detran, Jucepar, Sesa, Sesp/GRHS e Sesp/Depen | - Recomendar às entidades que as Unidades de RH façam uma comunicação formal à Seap justificando a necessidade de se utilizar sistemas complementares ao Meta4, assim como solicitando a integração, no tocante às informações compartilhadas, entre cada um deles e o Meta4. - Recomendar à Seap que, no prazo de 6 meses, apresente um estudo contendo o levantamento de todos os sistemas complementares utilizados pelas unidades de RH e a viabilidade de se integrar as informações registradas nestes diferentes sistemas ao Meta4. De forma que, as informações geradas por esses sistemas migrem automaticamente para o Meta4, reduzindo o retrabalho e suas consequências. |
9 - Ausência de conferências das informações de folha de pagamento geradas para alimentar o Siap/TCE-PR. | Seap/DRH | Recomendar que adote o procedimento de realizar conferências periódicas das informações disponibilizadas na tabela DE/PARA com as existentes no sistema de folha de pagamento, a fim de verificar se todos os códigos de vantagens e descontos estão sendo considerados de forma correta para a agregação de valores. |
10 - Ausência de conferências das informações de folha de pagamento geradas para alimentar o portal da transparência. | Seap/DRH | Recomendar que adote o procedimento de realizar conferências periódicas das informações de folha de pagamento disponibilizadas no Portal de Transparência do Estado, a fim de verificar se todos os códigos de vantagens e descontos estão sendo considerados de forma correta para a agregação de valores. - Recomendar que as informações referentes aos pagamentos efetuados ao Corpo de Militares Estaduais Inativos Voluntários (CMEIV) sejam disponibilizadas no Portal de Transparência do Estado. |
11 - Ausência de conferências das informações relativas à inclusão de novos servidores registradas no sistema de atos de pessoal. | Casa Militar, Comec, Sesp/Depen, Detran, Jucepar, Sesp/Polícia Civil, Sesp/Polícia Militar, Seap/GRHS, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS | Recomendar às entidades que as Unidades de RH adotem a prática de conferência das informações de admissão de pessoal registradas no sistema de folha de pagamento com os atos de nomeação e anexe ao processo da folha de pagamento do respectivo mês, pelo menos, as cópias dos atos de nomeação e o relatório de admitidos, como forma de evidenciar a conferência. |
12 - Ausência de conferências das informações relativas à inativação de servidores desligados registradas no sistema de atos de pessoal. |
Casa Militar, Comec, Sesp/Depen, Detran, Jucepar, Sesp/Polícia Civil, Seap/GRHS, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS | Recomendar às entidades que as Unidades de RH adotem a prática de conferência das informações de desligamentos de pessoal registradas no sistema de folha de pagamento com os seus respectivos atos e anexe ao processo da folha de pagamento do respectivo mês, pelo menos, as cópias dos atos de desligamento e o relatório de desligados, como forma de evidenciar a conferência. |
13 - Deficiências nas verificações a fim de evitar o acúmulo ilegal de cargos e salários. | Casa Civil, Comec, Detran, Jucepar, Sesp/Polícia Militar, Seap/GRHS, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS | Recomendar às entidades que as Unidades de RH adotem o procedimento de pesquisas em portais de transparências estaduais, federais e do município de residência do servidor a ser nomeado, para embasar a declaração prestada pela chefia de RH sobre a constatação ou não do acúmulo de cargos e anexe os comprovantes dessas pesquisas aos processos de admissão. |
14 - Ausência de conferência das informações lançadas manualmente no sistema de folha de pagamento. | Sesp/Depen, Sesp/Polícia Militar, Seap/GRHS, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS | Recomendar às entidades que as Unidades de RH adotem a prática de conferência das informações registradas no sistema de folha de pagamento de forma manual com os atos que deram origem aos registros e anexe os documentos utilizados para tal conferência ao processo da folha de pagamento do respectivo mês. |
15 - Ausência de conferência das informações importadas de outros sistemas para o sistema de folha de pagamento. | Seed | Recomendar que as Unidades de RH adotem a prática de conciliações das informações importadas de outros sistemas para o sistema de folha de pagamento, por meio da verificação de valores agregados, e anexe os relatórios utilizados para tal conciliação ao processo da folha de pagamento do respectivo mês, como forma de evidenciar a conciliação |
16 - Ausência de treinamento inicial aos profissionais que assumem as atividades de gestão da folha de pagamento. | Seap/DRH | Recomendar que disponibilize treinamento ao servidor que assume a atribuição de gestão no processo de folha de pagamento. |
17 - Ausência de treinamento inicial aos profissionais que assumem as atividades de operacionalização da folha de pagamento. | Seap/DRH | - Recomendar que disponibilize treinamento ao servidor que assume a atribuição de operacionalização no processo de folha de pagamento. |
18 - Ausência de segregação de funções nas atividades de anotações de atos de pessoal e operacionalização da folha de pagamento. | Casa Civil, Casa Militar, Comec, Jucepar, Sesp/Depen, Sesp/Polícia Científica, Seap/GRHS, Sedu, Seed e Sesp/GRHS | - Recomendar às entidades que estabeleçam, nas Unidades de RH, a divisão racional do trabalho, com a identificação clara e objetiva das normas, procedimentos e números de subordinados compatíveis, possibilitando a supervisão adequada, a fim de não se concentrar todas as fases inerentes ao registro de atos de pessoal e à operacionalização da folha de pagamento sob inteira responsabilidade de um único funcionário. - Recomendar à Seap, em sua função de coordenação, que elabore estudo de dimensionamento das Unidades de RH com foco na capacidade de segregação de atividades, avaliando os riscos de concentração de atividades sob responsabilidade de um mesmo servidor. |
19 - Ausência de segregação de funções entre as atividades de inclusão/exclusão de parcelas que compõem a remuneração no sistema de folha de pagamento e de conferência dos valores lançados. | Casa Civil, Casa Militar, Comec, Jucepar, Sesp/Depen, Sesp/Polícia Científica, Sesp/Polícia Militar, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS | - Recomendar às entidades que estabeleçam, nas Unidades de RH, a divisão racional do trabalho, com a identificação clara e objetiva das normas, procedimentos e números de subordinados compatíveis, possibilitando a supervisão adequada, a fim de não se concentrar todas as fases inerentes à inclusão/exclusão de parcelas que compõem a remuneração no sistema de folha de pagamento e à conferência dos valores lançados sob inteira responsabilidade de um único funcionário. - Recomendar à Seap, em sua função de coordenação, que elabore estudo de dimensionamento das Unidades de RH com foco na capacidade de segregação de atividades, avaliando os riscos de concentração de atividades sob responsabilidade de um mesmo servidor. |
20 - Inexistência de ciência de obrigações e responsabilidades quanto ao acesso ao sistema. | Casa Civil, Comec, Seap/DRH, Jucepar, Sesp/Depen, Sesp/Polícia Civil, Sesp/Polícia Militar, Sedu, Seed e Sesa | Recomendar às entidades que orientem os servidores quanto as suas obrigações e responsabilidades ao acessar os sistemas de RH, materializando-a na forma de assinatura do Termo de Responsabilidade de Acesso. |
21 - Compartilhamento de chaves de acesso individual. | Sesp/Polícia Militar e Seed | - Recomendar às entidades que as Unidades de RH instituam mecanismos de controle a fim de evitar a prática de compartilhamento de chaves de acesso individual. - Recomendar à Seap que institua mecanismo de controle sistêmico a fim de evitar a ocorrência de acessos simultâneos para uma mesma chave no Meta4. |
Processo nº: | 773110/20 |
Acórdão nº | 320/21 - Tribunal Pleno |
Assunto: | Homologação de Recomendações |
Entidade: | Tribunal de Contas do Estado do Paraná |
Interessados: | Casa Civil, Casa Militar, Coordenação da Região Metropolitana de Curitiba, Secretaria de Estado da Administração e Previdência e outros |
Relator: | Conselheiro José Durval Mattos do Amaral |
Autor: Diretoria de Comunicação SocialFonte: TCE/PR
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